In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, die Orbis Consulting AG und die Gesellschaften der Orbis-Gruppe (nachfolgend alle gemeinsam Orbis, wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Die Orbis-Gruppe beinhaltet die folgenden Gesellschaften: Orbis Consulting AG, Beethovenstrasse 20, 8002 Zürich, Schweiz, Orbis Advisory Pte Ltd., corporate services only, 8 Temasek Boulevard, #32-01 Suntec Tower 3, Singapore 038988 und Orbis Consulting Trust Establishment, Kirchstrasse 79, 9490 Vaduz, Liechtenstein.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung ist auf das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) und die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Obwohl die DSGVO eine Regulierung der Europäischen Union ist, kann sie für Unternehmen ausserhalb der Europäischen Union bzw. des EWR unter bestimmten Umständen von Bedeutung sein resp. zur Anwendung kommen.

 

 

1.    Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter / Vertreter

 

Verantwortlich für die hierin beschriebene Datenbearbeitungen ist die Orbis Consulting AG, Beethovenstrasse 20, 8002 Zürich, Schweiz (CHE-114.634.186), soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese wahlweise an folgende Kontaktadressen und -nummern mitteilen, und zwar für alle Gesellschaften der Orbis-Gruppe: Orbis Consulting AG, Beethovenstrasse 20, 8002 Zürich, Schweiz, Tel.: +41 (0)44 251 77 88, E-Mail: mail(at)orbisconsulting.net, Website: https://www.grouporbis.net/. Die Kontaktadresse unseres Vertreters im EWR nach Art. 37 DSGVO ist die Orbis Consulting Trust Establishment, Kirchstrasse 79, 9490 Vaduz, Liechtenstein, Tel.: +41 (0)44 521 50 00, E-Mail: mail(at)orbisconsulting.net.

2.    Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

 

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten (wie Name, Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Konto-Nummern, etc.), die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten.

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von anderen Unternehmen innerhalb der Orbis-Gruppe, von Behörden und sonstigen Dritten wie z.B. von Anbietern von Hintergrundüberprüfungen. Soweit diese Dritten selbst ganz oder teilweise für die Verarbeitung dieser Daten verantwortlich sind, kommen deren Datenschutzbestimmungen zusätzlich zur Anwendung.

Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Marketing/Verkauf, etc.).

Für den Fall, dass Orbis und/oder eine ihrer Gruppengesellschaften Strukturen/Unternehmen betreuen oder Dienstleistungen für diese erbringen, welche gemäss dem Automatischen Informationsaustausch nach Common Reporting Standards (CRS) als Finanzinstitut (FI) und/oder als ausländisches Finanzinstitut (FFI) gemäss dem Foreign Tax Account Tax Compliance ACT (FATCA) klassifiziert sind, müssen Informationen wie die folgenden über den betreffenden Kontoinhaber und Beherrschende möglicherweise den zuständigen Steuerbehörden gemeldet werden:

•    Name, Adresse, steuerliche Ansässigkeit, TIN, Geburtsdatum
•    Kontonummer
•    Kontostand
•    Bruttozahlungen

3.    Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

 

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen der Wirtschaftsberatung, der Rechts- und Steuerberatung, der Erbringung von Family Office Services, der Trustee- & Verwaltungsratsmandate, der Investment Reporting Services, der Compliance-Dienstleistungen, der Trust- & Corporate Administration, dem Automatischen Informationsaustausch sowie dem Art Management mit unseren Kunden und den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen von unseren Lieferanten und Subunternehmern, sowie um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für einen solchen Kunden oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

•    Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Website;
•    Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen);
•    Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;
•    Medienbeobachtung;
•    Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
•    Durchführung von Hintergrundüberprüfungen und Screening-Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Kunden und die im Rahmen der Vertragserfüllung relevanten Personen;
•    Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
•    Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Website;
•    Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);
•    Kauf und Verkauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbunden die Übertragung von Personendaten sowie Massnahmen zur Geschäftssteuerung und soweit zur Einhaltung nationaler und internationaler gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie interner Vorschriften von Orbis.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben, bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

4.    Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

 

Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, Daten auch Dritten bekannt. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:

•    Dienstleister von uns (innerhalb der Orbis-Gruppe sowie extern, wie z.B. Banken, Versicherungen), einschliesslich Auftragsbearbeitern (wie z.B. IT-Provider);
•    Registered Agents in Ländern, in denen diese gesetzlich vorgeschrieben sind, sofern wir Sie in Ihrem Auftrag in dem betreffenden Land bei der Gründung und/oder Administration eines Unternehmens unterstützen;
•    Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner;
•    Kunden;
•    in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichten;
•    Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von der Website;
•    Mitbewerber, Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;
•    Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen der Orbis-Gruppe;
•    anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren;
•    Weitere Gesellschaften der Orbis-Gruppe;

alle gemeinsam Empfänger.

Diese Empfänger sind teilweise im Inland, können aber irgendwo auf der Erde sein. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in alle Länder rechnen, in denen die Orbis-Gruppe durch Gruppengesellschaften, Zweigniederlassungen oder sonstige Büros vertreten ist sowie in andere Länder der Welt, wo wir für Sie in Ihrem Auftrag tätig sind oder wo sich die von uns benutzten Dienstleister befinden. Wenn wir Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz übermitteln (wie z.B. in die USA oder nach Singapur), sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatz von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, oder sog. Binding Corporate Rules für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf die gesetzlichen Ausnahmentatbestände der Einwilligung, der Vertragsabwicklung, der Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen, überwiegender öffentlicher Interessen, der veröffentlichten Personendaten oder weil es zum Schutz der Unversehrtheit der betroffenen Personen nötig ist. Sie können jederzeit bei der unter Ziff. 1 genannten Kontaktperson eine Kopie der erwähnten vertraglichen Garantien beziehen. Wir behalten uns aber vor, Kopien aus datenschutzrechtliche Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.

Wir sind berechtigt, Ihre Daten in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz zu übermitteln, ohne eine der oben genannten Massnahmen zu ergreifen, wenn die Datenübermittlung für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages zwischen Ihnen und uns oder zur Durchführung von vorvertraglichen Massnahmen auf Ihren Antrag erforderlich ist. Wir sind ebenso berechtigt, Ihre Daten ohne die oben genannten Massnahmen zu ergreifen, in ein Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz zu übermitteln, wenn dies zum Abschluss oder zur Erfüllung eines in Ihrem Interesse zwischen uns und einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrages erforderlich ist. Sofern in den genannten Fällen auch Daten Dritter wie beispielsweise von Familienangehörigen übermittelt werden müssen, sind Sie dafür verantwortlich, die allenfalls erforderlichen Einwilligungen dieser Dritten einzuholen.

5.    Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

 

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und nationalen und internationalen gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

6.    Datensicherheit

 

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Kontrollen.

7.    Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

 

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt wird. Sofern Sie uns Daten Dritter zur Verfügung stellen, die wir in Ihrem Auftrag für den Abschluss oder die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen verarbeiten müssen, tragen Sie die Verantwortung für das Vorhandensein einer ausreichenden Rechtsgrundlage.

8.    Keine automatisierte Entscheidfindung

 

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung und auch sonst nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung (wie etwa in Art. 22 DSGVO geregelt). Sollten wir solche Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist und Sie über die damit zusammenhängenden Rechte aufklären.

9.    Rechte der betroffenen Person

 

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa, wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziff. 3 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch). Für Liechtenstein ist dies die Datenschutzstelle (https://www.datenschutzstelle.li/).

10.    Änderungen

 

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

Stand 1. Mai 2024

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