Pernyataan Privasi

Dalam kebijakan privasi ini, kami, Orbis Consulting AG dan perusahaan-perusahaan dalam Grup Orbis (selanjutnya secara bersama-sama disebut sebagai Orbis, kami, atau milik kami), menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan dan memproses data pribadi. Dokumen ini bukan merupakan uraian yang lengkap; deklarasi perlindungan data lainnya atau syarat dan ketentuan umum, syarat partisipasi, serta dokumen sejenis dapat mengatur hal-hal tertentu. Data pribadi mengacu pada semua informasi yang berkaitan dengan orang yang telah atau dapat diidentifikasi. Grup Orbis terdiri dari perusahaan-perusahaan berikut: Orbis Consulting AG, Beethovenstrasse 20, 8002 Zurich, Swiss; Orbis Advisory Pte Ltd, layanan korporasi saja, 8 Temasek Boulevard, #32-01 Suntec Tower 3, Singapura 038988; dan Orbis Consulting Trust Establishment, Kirchstrasse 79, 9490 Vaduz, Liechtenstein.

Apabila Anda memberikan kepada kami data pribadi milik orang lain (misalnya anggota keluarga, rekan kerja), harap pastikan bahwa mereka telah mengetahui Kebijakan Privasi ini, dan hanya bagikan data pribadi mereka kepada kami apabila Anda berwenang untuk melakukannya serta data tersebut benar.

Kebijakan privasi ini didasarkan pada Undang-Undang Perlindungan Data Swiss (DSG) dan Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa (DSGVO/GDPR). Meskipun DSGVO merupakan peraturan Uni Eropa, peraturan tersebut dapat berlaku atau diterapkan kepada perusahaan di luar Uni Eropa atau EEA dalam keadaan tertentu.

 

1.        Pihak yang bertanggung jawab / petugas keamanan data / perwakilan

Orbis Consulting AG, Beethovenstrasse 20, 8002 Zurich, Swiss (CHE-114.634.186) bertanggung jawab atas pengolahan data yang dijelaskan dalam dokumen ini, kecuali dinyatakan lain dalam kasus tertentu. Apabila Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran mengenai perlindungan data, Anda dapat menghubungi alamat dan nomor berikut untuk seluruh perusahaan dalam Grup Orbis:

• Orbis Consulting AG
• Alamat: Beethovenstrasse 20, 8002 Zurich, Swiss
• Telepon: +41 (0)44 251 77 88
• Email: mail@orbisconsulting.net
• Situs web: https://www.grouporbis.net/

Perwakilan kami di EEA sesuai dengan Pasal 37 DSGVO adalah:

• Orbis Consulting Trust Establishment
• Alamat: Kirchstrasse 79, 9490 Vaduz, Liechtenstein
• Telepon: +41 (0)44 521 50 00
• Email: mail(at)orbisconsulting.net

 

2.        Pengumpulan dan pengolahan data pribadi

Kami terutama mengumpulkan data pribadi (seperti nama, alamat, tanggal lahir, nomor jaminan sosial, nomor rekening, dan lain-lain) yang kami terima dari klien kami, mitra bisnis, serta pihak lain yang terlibat dalam hubungan bisnis kami dengan mereka.

Apabila diizinkan, kami juga memperoleh data tertentu dari sumber yang dapat diakses publik (misalnya daftar penagihan utang, daftar pertanahan, daftar perusahaan, media, Internet) atau menerima data tersebut dari perusahaan lain dalam Grup Orbis, otoritas pemerintah, dan pihak ketiga lainnya seperti penyedia layanan pemeriksaan latar belakang. Sejauh pihak ketiga tersebut bertanggung jawab, baik seluruhnya maupun sebagian, atas pemrosesan data ini, maka ketentuan perlindungan data mereka juga berlaku.

Selain data yang Anda berikan secara langsung kepada kami, kategori data pribadi yang kami terima dari pihak ketiga mengenai Anda meliputi, khususnya, informasi dari daftar publik, informasi yang kami peroleh sehubungan dengan proses resmi dan proses hukum, informasi mengenai Anda dalam korespondensi dan diskusi dengan pihak ketiga, informasi mengenai kelayakan kredit (sepanjang kami menjalankan hubungan bisnis secara pribadi dengan Anda), informasi mengenai Anda yang diberikan oleh orang-orang di lingkungan Anda (keluarga, penasihat, kuasa hukum, dan lain-lain) agar kami dapat membuat atau memproses kontrak dengan Anda atau melibatkan Anda (misalnya referensi, alamat pengiriman, informasi mengenai kepatuhan terhadap persyaratan hukum seperti pencegahan pencucian uang, dan lain-lain). Kami menggunakan informasi ini untuk membuat atau memproses kontrak dengan Anda atau dengan keterlibatan Anda (misalnya referensi, alamat Anda untuk pengiriman, surat kuasa, informasi mengenai kepatuhan terhadap persyaratan hukum seperti anti pencucian uang dan pembatasan ekspor, informasi dari bank, perusahaan asuransi, mitra penjualan dan mitra kontraktual lainnya milik kami) untuk penggunaan atau penyediaan layanan oleh Anda (misalnya pembayaran yang dilakukan, pembelian yang dilakukan), informasi dari media dan Internet mengenai diri Anda (sejauh hal tersebut sesuai dalam kasus tertentu, misalnya dalam konteks lamaran, pemasaran/penjualan, dan sebagainya).

Apabila Orbis dan/atau perusahaan dalam grupnya mengelola atau menyediakan layanan kepada struktur/perusahaan yang diklasifikasikan sebagai Lembaga Keuangan (Financial Institution/FI) berdasarkan Common Reporting Standard (CRS) Automatic Exchange of Information dan/atau sebagai Lembaga Keuangan Asing (Foreign Financial Institution/FI) berdasarkan Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), informasi berikut mengenai Pemegang Rekening dan Pengendali (Controlling Person) yang bersangkutan mungkin perlu dilaporkan kepada otoritas pajak yang berwenang:

·         Nama, alamat, domisili pajak, TIN (Nomor Pokok Wajib Pajak), tanggal lahir

·         Nomor rekening

·         Saldo bank

·         Total pembayaran bruto

 

3.        Tujuan pemrosesan data dan dasar hukum

Kami menggunakan data pribadi yang kami kumpulkan terutama untuk membuat dan melaksanakan kontrak dengan klien dan mitra bisnis kami, khususnya dalam konteks konsultasi bisnis, layanan hukum dan perpajakan, penyediaan layanan family office, pelaksanaan mandat sebagai wali amanat (trustee) dan anggota dewan direksi, layanan pelaporan investasi, layanan kepatuhan, administrasi trust dan perusahaan, pertukaran informasi secara otomatis, pengelolaan karya seni bersama klien kami, serta pembelian produk dan layanan dari pemasok dan subkontraktor kami, sekaligus untuk memenuhi kewajiban hukum kami di Swiss maupun di luar negeri. Apabila Anda bekerja untuk klien atau mitra bisnis tersebut, data pribadi Anda juga dapat diproses dalam fungsi tersebut.

Selain itu, kami juga memproses data pribadi Anda dan orang lain untuk tujuan berikut, apabila diizinkan dan apabila kami menganggapnya sesuai, di mana kami (dan terkadang pihak ketiga) memiliki kepentingan yang sah sesuai dengan tujuan tersebut:

·         Menawarkan dan mengembangkan lebih lanjut produk, layanan, dan situs web kami;

·         Berkomunikasi dengan pihak ketiga dan memproses permintaan mereka (misalnya lamaran, pertanyaan dari media);

·         Meninjau dan mengoptimalkan prosedur untuk analisis kebutuhan dengan tujuan melakukan kontak langsung dengan calon klien dan mengumpulkan data pribadi dari sumber yang tersedia untuk umum untuk keperluan memperoleh klien;

·         Pemantauan media;

·         Menegakkan hak hukum dan melakukan pembelaan sehubungan dengan sengketa hukum dan proses resmi;

·         Melakukan pemeriksaan latar belakang (background checks) dan kegiatan penyaringan (screening) yang berkaitan dengan klien dan pihak-pihak yang relevan untuk pelaksanaan kontrak;

·         Mencegah dan menyelidiki tindak pidana serta bentuk pelanggaran lainnya (misalnya melakukan investigasi internal dan analisis data untuk memerangi penipuan);

·         Menjamin keamanan operasional kami, khususnya sistem Informasi Teknologi dan situs web kami;

·         Pengawasan melalui video untuk melindungi hak atas properti dan langkah-langkah keamanan lainnya terkait Informasi Teknologi, gedung, dan fasilitas, serta melindungi karyawan, orang lain, dan aset yang dimiliki atau dipercayakan kepada kami (seperti kontrol akses, daftar pengunjung, pemindaian jaringan dan email, serta rekaman telepon).

·         Pembelian dan penjualan divisi bisnis, perusahaan, atau bagian dari perusahaan serta transaksi lainnya berdasarkan hukum perusahaan, termasuk pengalihan data pribadi yang terkait, serta langkah-langkah untuk pengelolaan bisnis dan kepatuhan terhadap kewajiban hukum dan peraturan nasional maupun internasional serta peraturan internal Orbis.

Apabila Anda telah memberikan persetujuan kepada kami untuk memproses data pribadi Anda untuk tujuan tertentu, kami akan memproses data pribadi Anda dalam ruang lingkup dan berdasarkan persetujuan tersebut, kecuali apabila kami memiliki dasar hukum lain yang mengizinkan atau mengharuskan kami melakukannya. Persetujuan yang telah diberikan dapat dicabut kapan saja, namun pencabutan tersebut tidak memengaruhi pemrosesan data yang telah dilakukan sebelumnya.

 

4.        Pemindahan data dan pengiriman data ke luar negeri

Sebagai bagian dari kegiatan bisnis kami dan untuk tujuan yang dijelaskan pada Bagian 3, kami juga dapat mengungkapkan data kepada pihak ketiga sejauh diizinkan oleh hukum dan dianggap sesuai. Hal ini terutama berlaku bagi pihak-pihak berikut:

·         Penyedia layanan kami (baik dalam Grup Orbis maupun pihak eksternal, seperti bank dan perusahaan asuransi), termasuk pemroses berdasarkan kontrak (misalnya penyedia layanan Informasi Teknologi);

·         Agen terdaftar di negara-negara yang mewajibkan keberadaan mereka berdasarkan hukum, apabila kami membantu Anda dalam pendirian dan/atau administrasi suatu perusahaan di negara tersebut;

·         Dealer, pemasok, subkontraktor, dan mitra bisnis lainnya;

·         Klien;

·         Otoritas dalam negeri maupun luar negeri, badan resmi, atau pengadilan;

·         Masyarakat umum, termasuk pengunjung situs web;

·         Pesaing, organisasi industri, asosiasi, organisasi, dan badan lainnya;

·         Pembeli atau pihak yang berminat untuk mengakuisisi unit usaha, perusahaan, atau bagian lain dari Grup Orbis;

·         Pihak lain dalam proses hukum yang sedang berlangsung atau yang berpotensi terjadi;

·         Perusahaan lain dalam Grup Orbis;

seluruh pihak tersebut selanjutnya disebut sebagai penerima.

Para penerima ini sebagian berada di dalam negeri, namun juga dapat berada di mana saja di seluruh dunia. Secara khusus, Anda harus mengharapkan bahwa data Anda akan dipindahkan ke semua negara tempat Grup Orbis memiliki perusahaan, cabang, atau kantor lainnya, serta ke negara lain tempat kami bekerja untuk Anda atau tempat penyedia layanan yang kami gunakan berada.

Apabila kami memindahkan data ke suatu negara yang tidak memiliki tingkat perlindungan data yang memadai (seperti Amerika Serikat atau Singapura), kami memastikan adanya tingkat perlindungan yang memadai sebagaimana diwajibkan oleh hukum dengan menggunakan perjanjian yang sesuai (terutama berdasarkan Klausul Kontrak Standar (Standard Contractual Clauses) dari Komisi Eropa atau Binding Corporate Rules), atau dengan mengandalkan pengecualian hukum, seperti persetujuan, pelaksanaan kontrak, tindakan sebelum kontrak, penetapan, pelaksanaan, atau pembelaan atas tuntutan hukum, kepentingan publik yang lebih tinggi, data pribadi yang telah dipublikasikan, atau apabila hal tersebut diperlukan untuk melindungi integritas subjek data.

Anda dapat memperoleh salinan jaminan kontraktual tersebut kapan saja dari narahubung yang disebutkan pada Bagian 1. Namun demikian, kami berhak menyunting (menghapus sebagian isi) salinan tersebut demi alasan perlindungan data atau kerahasiaan, atau hanya memberikan kutipan tertentu.

Kami juga berhak memindahkan data Anda ke negara yang tidak memiliki tingkat perlindungan data yang memadai tanpa menerapkan langkah-langkah di atas apabila pindahan tersebut diperlukan untuk penyusunan atau pelaksanaan suatu kontrak antara Anda dan kami, atau untuk pelaksanaan tindakan pra-kontrak atas permintaan Anda. Kami juga berhak memindahkan data Anda ke negara yang tidak memiliki tingkat perlindungan data yang memadai tanpa mengambil langkah-langkah yang disebutkan di atas apabila hal tersebut diperlukan untuk penyelesaian atau pelaksanaan suatu perjanjian yang dibuat demi kepentingan Anda antara kami dan pihak ketiga, baik orang perseorangan maupun badan hukum. Apabila dalam kasus-kasus tersebut di atas data pihak ketiga, seperti anggota keluarga, juga harus dipindahkan, Anda bertanggung jawab untuk memperoleh persetujuan yang diperlukan dari pihak ketiga tersebut.

 

5.        Jangka waktu penyimpanan data pribadi

Kami memproses dan menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan untuk memenuhi kewajiban kontraktual kami serta kewajiban hukum nasional dan internasional, atau untuk tujuan lain yang menjadi dasar pemrosesan tersebut, yaitu selama seluruh hubungan bisnis berlangsung (mulai dari pembentukan, pelaksanaan hingga berakhirnya suatu kontrak), serta setelahnya sesuai dengan kewajiban penyimpanan dan dokumentasi yang diwajibkan oleh undang-undang.

Data pribadi juga dapat disimpan selama jangka waktu di mana tuntutan hukum dapat diajukan terhadap perusahaan kami, atau sejauh kami diwajibkan oleh hukum atau kepentingan bisnis yang sah untuk melakukannya (misalnya untuk keperluan pembuktian dan dokumentasi).

Segera setelah data pribadi Anda tidak lagi diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut di atas, data tersebut akan dihapus atau dianonimkan sejauh memungkinkan

 

6.        Keamanan data

Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi yang sesuai untuk melindungi data pribadi Anda dari akses yang tidak sah dan penyalahgunaan, seperti penerapan instruksi dan pelatihan, solusi keamanan TI dan jaringan, pengendalian serta pembatasan akses, enkripsi media penyimpanan data dan transmisi data, serta pemeriksaan keamanan.

 

7.        Kewajiban untuk memberikan data pribadi

Sebagai bagian dari hubungan bisnis kita, Anda wajib memberikan data pribadi yang diperlukan untuk pembentukan dan pelaksanaan hubungan bisnis serta pemenuhan kewajiban kontraktual yang terkait. Tanpa data tersebut, pada umumnya kami tidak dapat membuat atau melaksanakan kontrak dengan Anda (atau dengan badan hukum maupun orang yang Anda wakili).

Selain itu, penggunaan situs web juga tidak akan dimungkinkan apabila informasi tertentu yang diperlukan untuk mengamankan lalu lintas data (misalnya alamat IP) tidak diungkapkan. Apabila Anda memberikan kepada kami data milik pihak ketiga yang perlu kami proses atas nama Anda untuk membuat atau melaksanakan kontrak dengan Anda, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa terdapat dasar hukum yang memadai untuk pemrosesan tersebut.

 

8. Tidak ada pengambilan keputusan secara otomatis

Pada prinsipnya, kami tidak menggunakan sistem pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis (sebagaimana diatur dalam Pasal 22 DSGVO/GDPR) untuk pembentukan maupun pelaksanaan hubungan bisnis atau untuk tujuan lainnya. Apabila dalam kasus tertentu kami menggunakan prosedur tersebut, kami akan memberi tahu Anda secara terpisah jika diwajibkan oleh hukum, serta menginformasikan hak-hak yang terkait dengannya.

 

9. Hak-Hak Subjek Data

Anda memiliki hak untuk memperoleh informasi, melakukan koreksi, penghapusan, membatasi pengolahan data, serta mengajukan keberatan terhadap pengolahan data kami. Anda juga berhak meminta pengungkapan data pribadi tertentu untuk tujuan pemindahan kepada pihak lain (yang disebut portabilitas data) sesuai dengan ketentuan undang-undang perlindungan data yang berlaku bagi Anda dan sejauh diizinkan oleh peraturan tersebut (misalnya berdasarkan DSGVO/GDPR).

Namun, harap diperhatikan bahwa kami berhak menerapkan pembatasan sebagaimana diizinkan oleh hukum, misalnya apabila kami diwajibkan untuk menyimpan atau memproses data tertentu, memiliki kepentingan yang lebih utama untuk melakukannya (sejauh kami berhak mengajukan alasan tersebut), atau memerlukan data tersebut untuk menegakkan suatu tuntutan hukum. Apabila timbul biaya, kami akan memberitahukan Anda terlebih dahulu.

Kami telah menginformasikan kepada Anda mengenai kemungkinan untuk mencabut persetujuan Anda pada Bagian 3. Harap diperhatikan bahwa pelaksanaan hak-hak tersebut dapat bertentangan dengan perjanjian yang telah dibuat dan dapat menimbulkan konsekuensi, seperti pengakhiran perjanjian sebelum waktunya atau konsekuensi biaya. Kami akan memberitahukan Anda terlebih dahulu apabila hal tersebut belum diatur secara kontraktual.

Pelaksanaan hak-hak tersebut pada umumnya mengharuskan Anda untuk membuktikan identitas Anda dengan jelas (misalnya melalui salinan kartu identitas, apabila identitas Anda belum jelas atau tidak dapat diverifikasi). Untuk menggunakan hak-hak Anda, Anda dapat menghubungi kami melalui alamat yang tercantum pada Bagian 1.

Setiap subjek data juga berhak menegakkan haknya melalui pengadilan atau mengajukan pengaduan kepada otoritas perlindungan data yang berwenang. Otoritas perlindungan data yang berwenang di Swiss adalah Federal Data Protection and Information Commissioner (www.edoeb.admin.ch). Untuk Liechtenstein, otoritas yang berwenang adalah Data Protection Authority (https://www.datenschutzstelle.li/).

 

10. Perubahan

Kami dapat mengubah Kebijakan Privasi ini kapan saja tanpa pemberitahuan sebelumnya. Versi terbaru yang dipublikasikan di situs web kami akan berlaku. Apabila Kebijakan Privasi ini merupakan bagian dari suatu perjanjian dengan Anda, kami akan memberitahukan setiap perubahan melalui email atau cara lain yang sesuai apabila terdapat pembaruan.

 

Berlaku per: 1 Mei 2024

Orbis Consulting AG

Beethovenstrasse 20

8002 Zürich

Switzerland

 

Orbis Advisory Pte Ltd.

corporate services only

8 Temasek Boulevard

#32-01 Suntec Tower 3

Singapore 038988

 

Orbis Consulting Trust Establishment

Kirchstrasse 79

9490 Vaduz

Liechtenstein